Datenschutzordnung

Datenschutzordnung des Kreisjugendring Biberach als Anlage zur Satzung

Hier gibt es die Datenschutzordnung als PDF

Präambel
Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten, hat der Kreisjugendring Biberach e.V. die nachfolgende Datenschutzordnung beschlossen.Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden die männliche Form für alle Personenbezeichnungen gewählt. Gemeint sind jedoch in allen Fällen immer alle Geschlechter.

§ 1 Allgemeines
Der Kreisjugendring Biberach e.V. verarbeitet zur Erfüllung seiner Zwecke und Aufgaben personenbezogene Daten unter anderem von
• den Delegierten seiner angeschlossenen Mitgliedsorganisationen
• Teilnehmern am Veranstaltungsprogramm
• Mitarbeitern
sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in Dateisystemen (z.B. als ausgedruckte Listen).
Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter ebenso geschützt wie im weiteren Verlauf der Mitgliedschaft erhobene Daten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten
1. Kreisjugendring Biberach e.V. verarbeitet personenbezogene Daten unterschiedlicher Kategorien, die im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten entsprechend aufgeführt sind. Dieses ist regelmäßig (mindestens jährlich oder bei Veränderung) auf Aktualität und Vollständigkeit zu prüfen und zu ergänzen.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Kreisjugendring Biberach e.V. insbesondere folgende Daten seiner Mitgliedsvereine und Verbände sowie deren Delegierten:
• Vorname, Nachname
• Anschrift und Kommunikationsdaten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Telefon- und Handynummer, E-Mail-Adressen)
• Vereins- und Verbandszugehörigkeit, Funktion im Kreisjugendring
• Beginn und Ende der Funktion im Kreisjugendring
• Bankverbindung

3.Im Rahmen der Beschäftigung von Mitarbeitern, auch auf Minijob- und Teilzeitbasis, verarbeitet der Verein zusätzlich
– Sozialversicherungsnummer
– Steuernummer
– Religionszugehörigkeit
– Krankenkassenzugehörigkeit
– Familienstand
– Nationalität
– Geburtsort und -name
– Grad der Behinderung
und gibt diese an ein externes Lohnbüro weiter.

4. Informationen über Nichtmitglieder, beispielsweise Teilnehmer von Veranstaltungen, werden grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des Vereinszwecks nützlich sind und zur Durchführung der Veranstaltungen notwendig sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.

5. Der Kreisjugendring Biberach e.V. nutzt für Versand und Analyse der Newsletter das Plugin „MailPoet“. Hierzu werden in der Anmeldemaske E-Mailadresse und zur persönlichen Anrede optional der Name abgefragt und gespeichert. Die Nutzer können dem Empfang der Newsletter jederzeit widersprechen. Eine Widerspruchsmöglichkeit findet sich u.a. in jedem Newsletter am Seitenfuß. Wir müssen die Anmeldungen protokollieren, um eine ordnungsgemäße Anmeldung nachweisen zu können. Dazu speichern wir im Rahmen der Anmeldung den Anmelde- sowie den Bestätigungszeitpunkt und die IP-Adresse der Nutzer.
Mit „MailPoet“ ist es zudem möglich Newsletter-Kampagnen zu analysieren und auszuwerten. Um Newsletter interessanter gestalten zu können, kann man z.B. sehen, ob Newsletter geöffnet wurden oder auf welche Links geklickt worden ist. Nutzer erklären sich mit dieser statistischen Erfassung einverstanden.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Der Kreisjugendring Biberach e.V. veröffentlicht außerhalb öffentlicher Veranstaltungen angefertigte Fotos und Videos nur und ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
2. Der Kreisjugendring Biberach e.V. kann auf seiner Internetseite personenbezogene Daten der Vorstandsmitglieder und der Mitarbeiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlichen.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der jeweilige Geschäftsführer des Kreisjugendring Biberach e.V.
Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Teilnehmerdaten und -listen
1. Listen von Delegierten oder Teilnehmern erhalten die jeweiligen verantwortlichen Personen im Kreisjugendring Biberach e.V. (z.B. Vorstände, Veranstaltungsleiter) nur insofern, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten, werden auch nur diese für die Aufgabenstellung erforderlichen Daten weitergereicht.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern oder Teilnehmern werden an Dritte nur dann herausgegeben, wenn die erforderliche Einwilligung hierzu vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich z.B. die Teilnehmer von Versammlungen oder anderen Veranstaltungen, etwa zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. Für die Beantragung von Zuschüssen werden auf Anfrage Teilnehmerlisten an das Regierungspräsidium Tübingen oder das Landratsamt Biberach weitergegeben.

§ 6 Kommunikation per E-Mail
Für die Kommunikation per E-Mail nutzt der Kreisjugendring Biberach e.V. eigene E-Mail-Accounts, die im Rahmen der Kommunikation ausschließlich genutzt werden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Personen im Kreisjugendring Biberach e.V., die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, wurden auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet; hierzu zählen insbesondere die Mitglieder des Vorstands und die Mitarbeiter.

§ 8 Datenschutzbeauftragte Person
Der Kreisjugendring Biberach e.V. benennt bei Erfordernis nach § 38 BDSG einen Datenschutzbeauftragten. Die Auswahl obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Es ist sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt.

§ 9 Zentrale Datenverarbeitung
In der Geschäftsstelle wird die zentrale Datenverarbeitung des Kreisjugendring Biberach betrieben.
Die eingesetzte Technik und Software entsprechen dem aktuellen Stand der Technik. Dies wird auch durch die Hinzuziehung von Dienstleistern gewährleistet. Regelmäßig werden Datensicherungen durchgeführt. Diese werden an einem anderen Standort aufbewahrt.

§ 10 Rechte der betroffenen Personen
1. Jede Person hat das Recht auf Auskunftserteilung der zu ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Sperrung oder auch Einschränkung der Verarbeitung einzelner personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO). Zudem das Recht auf Widerruf der Einwilligung zur Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch bei unzumutbarer Datenverarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
2. Jede Person kann ihre erteilten Datenschutzeinwilligungen und Erklärungen jederzeit widerrufen. Durch den erfolgten Widerruf wird die Rechtmäßigkeit, der durch Einwilligung bisher und bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung der Daten nicht berührt.

§ 11 Nutzung der privaten EDV-Ausstattung der Funktionsträger
1. Die Verarbeitung von Daten auf privater Hardware (z.B. PC, Notebook, Smartphone, USB-Stick, mobile Datenträger) ist auf das absolut notwendige Mindestmaß zu beschränken.
2. Die Nutzer treffen die nach dem Stand der Technik notwendigen technischen Maßnahmen, damit insbesondere Dritte nicht auf die Daten des Kreisjugendring Biberach e.V. zugreifen können.
3. Nur nach Zustimmung durch die Geschäftsstelle dürfen Daten, die auf privater EDV-Ausstattung gespeichert sind, an Dritte transferiert werden. Die Datenübergabe ist zu dokumentieren.

§ 12 Dauer der gespeicherten personenbezogenen Daten
1. Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten gesperrt.
2. Die für die Lohnabrechnung der im Verein beschäftigten Personen benötigten Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gelöscht.
3. Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Verein/Verband, Dauer der Mitgliedschaft und Ämter. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation zugrunde.

§ 13 Ausscheidende Funktionsträger
1. Grundsätzlich werden papierne Unterlagen auf der Geschäftsstelle abgegeben oder direkt dem Nachfolger ausgehändigt.
2. Via Formular mit Unterschrift erklären die Ausscheidenden, wie die Daten (Papier und elektronisch) des Kreisjugendring Biberach e.V. gelöscht, vernichtet bzw. weitergegeben wurden.

§ 14 Entsorgung von Papierunterlagen
Papierunterlagen werden datenschutzgerecht mittels Aktenvernichter entsorgt.

§ 15 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als den zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung werden gemäß Art. 83 DSGVO geahndet.

§ 16 Inkrafttreten
Die Datenschutzordnung trat mit der Beschließung der Delegiertenversammlung am 16.09.2020 in Kraft.

Bekanntmachung von Veränderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

Kreisjugendring Biberach e.V.
Grüner Weg 32
88400 Biberach
datenschutz@kjr-biberach.de